業務システム開発 事例紹介:株式会社イノベーション


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glu導入時でレポート作成時間が10時間から15分に!


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株式会社イノベーション
WEBマーケティングユニット
吉河 夏美 様


BtoBに特化した営業・マーケティング支援を手がける株式会社イノベーション様は、リスティング広告の運用アカウント数を順調に増やすなど実績を積まれているなかで、アカウント数に比例して増えるレポート作成やレポート送付など、手作業でおこなっている時間の削減を課題に掲げていらっしゃいました。gluを導入し、10時間かかっていたリスティング広告のレポート作成時間が15分で済むようになるなど、9時間45分という大幅な時間削減を実現されました。同社WEBマーケティングユニットの吉河夏美様に、glu導入の経緯や、gluを活用したリスティング広告運用の効率化への取り組みについてお聞きしました。


吉河さんのお仕事を、お聞かせいただけますでしょうか

私は主に、クライアントの現状把握や請求業務などを担当しています。例えば「このアカウントはこのくらい予算をいただいているのに、現状このくらいしか投資できていない」といった数字を算出するなど、各アカウントの全体値を管理しています。

全体の管理、ワークフローの管理とツールの管理を担当されているのでしょうか

そうです。営業と運用の双方が困っている部分の改善を行っています。

リスティング広告のオペレーションの全体を管理していらっしゃるのですね

そうですね。全体的なところを見ています。お客さまから受注をして、売り上げが立つまでをスムーズに進めることが私のミッションです。

glu導入前に抱えていた課題について、お聞かせください

手作業でレポート作成や送付をおこなっていたため、そちらにかなり時間をとられてしまっていたことが課題でした。「この日はレポート送付日」と決めたら、その日はレポートに関する作業以外、他には何も作業ができないという状況が続いていました。また、運用担当は、1つ1つのアカウントの中を見ればよいですが、営業からは「自分の担当するアカウントの状況を一気に確認したい」という要望がありました。しかし、実際いまの管理画面にそのようなシステムはないので、アカウントを1つ1つ見なければならないことを手間に感じていました。「複数のアカウントの状況を一度に確認できたらな」という声は以前からありました。

手作業でレポートを作成するとなると、1日丸々その作業をしているのでしょうか。

月初は忙しくなります。前月分の月次レポートを送るとなると、丸1日かかります。レポート送付の担当を雇ってまでおこなっていました。

レポート送付はメールで行っていたのでしょうか

はい。レポートは、1つ1つ手作業で、それをチェックして、メールを作成し送るという、かなり手間がかかっていました。

レポートを作成する担当者を雇っていたのですね

そうです。私の担当とは別にもう1人、担当を設けていたということです。その者が、レポートを作って送っていました。

レポートの確認は、どなたがされていたのでしょうか

確認は、チーム内の別の者がおこなっていました。2~3人の業務時間を確認作業のためだけに費やしていました。 それは結構な時間ですね。数字を拝見する限りでは、順調にアカウント数を増やしていらっしゃいますが、それを見越してのglu導入であったのでしょうか もちろん、今後もアカウントが増えるだろうという予想はしていましたが、なによりも、いまでもアカウントが多く手一杯なので。それであれば、いまのうちに導入したいという考えがありました。レポート作成担当の1人を雇うよりも、gluを導入したほうが良いだろうと考えた上での導入です。

レポートを手作業で作成していたときに、ミスなどはありましたか

ダブルチェックをする等、チェック体制が確立されていたので、ミスを少なく抑えることはできていたと思いますが、それでも人為的なものなので、どうしてもミスは発生してしまうことがありました。

「もっと早くレポートを作成したい」や「本当は、ウィークリーでも欲しいんだけど、リソースの問題で月に1回しか出すことができない」といったことはありませんでしたか

ありました。以前から週次でも対応していましたが、それも手作業で作っていましたね。毎週の週次レポートと毎月の月次レポートを作成し送付していたので、コストでみるとかなり大きかったと感じています。

そういった課題の中で、glu導入の決め手となった理由、きっかけをお聞かせください

レポートの送付や、管理画面の状況が、いくつか一括で見られるなど、機能面で欲しいものがありました。あとは、金額面とのつり合いですね。欲しい機能を挙げだしたらきりがありません。いろいろできて、もっと高いツールもあります。gluのようなツールを他にも調べてみて分かったのは、こういったツールは、とても高いということです。そのようななかで、アタラさんのgluは他のツールと比較しても、機能面と金額面のつりあいが一番とれていて、手が届きやすく、導入しやすい金額だと感じました。

いま、ご導入いただいている glu のプラン・オプションについてお聞かせください

ベーシックプランとダッシュボードオプションです。

導入後の効果についてお聞かせください

なによりも、レポート作成時間の短縮です。これまで、レポートの作成に10時間かかっていたのですが、いまは私の確認作業だけなので、15分で済んでいます。9時間45分という大幅な時間を削減することができました。すごいです。これだけでも、なによりも導入した効果がありますし「十分だろう」と私どもでも思っています。他にも、報告書のレポートテンプレート等も作っているので、担当者がお客さまのもとへ行き、報告会をする際に出せるレポートの作成時間が削減されました。デイリーやウィークリー、曜日でも出せるので、レポートの種類が増えた点も変わりました。結果、私たちだけではなく運用担当者の工数削減にもつながりました。さらに、営業担当者が外出先で「いま、自分が担当しているアカウントは、どうなっているんだろう」と思ったときに、一つの画面でサッと見られるのも、嬉しいです。営業担当者が、自分のクライアントの現状把握をリアルタイムに、適切にできるようになりました。

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フロントの営業担当の方々も、gluをよく見ていただいているんですね

そうですね。フロントの営業もgluをかなり使っています。

営業担当の方には、アウトプットしたレポートを見ていただいているのでしょうか。それとも、gluの管理画面を見ていただいているのでしょうか

gluの管理画面です。一人一人にIDとパスワードを発行しており、ログインしたら自分のアカウントをすぐ見られるように設定しているので、それで見ています。毎朝、出社したら、ほぼ全員がgluの管理画面をチェックしています。朝一にgluにログインできないと、私より先にメンバーが気付くというくらいの状況です。gluを使っているのは、営業担当者、運用担当者、あとは、私のような管理担当者です。

gluの、どこに魅力を感じていていらっしゃいますか

ひとつめは、作りがシンプルなところです。管理画面はすごく使いやすいです。細かい作業が不得手でも、ワンクリックで操作ができるので、とても助かっています。

gluが玄人向けのツールになりつつある点を、弊社では改善点として考えています。御社には、長くお使いいただいているので、gluの操作に慣れていただいたところがありますが、ダッシュボードオプションを導入いただく前から、営業のみなさんにも使っていただいていたのでしょうか。

はい。使っています。出そうと思えば、いろいろな種類のレポートが出せますが、社内でタグの知識に深い者がいないので、いまは私がすべて請け負う形になっています。しかし、それを共有すれば、全員が好きな形のレポートを作ることができるので、その将来性を私自身は楽しみにしています。ここは早く着手していきたいですね。

いまは、吉河さんが一手に受けているんですね。オンラインマニュアルも用意したので、ぜひご活用ください。リンクが上のヘルプから飛ぶようになっています

そうなんですね。最近、社内でも私が「gluマスター通信」というものを作っています。「みんなでgluを使って、便利にいろいろな数値を見られるようになろう」ということで、不定期で配信をしています。「gluマスター通信」によって、みんなにもgluを使ってもらえるようになりました。

「gluマスター通信」とは、社内メールですか

そうです。部署内のメールです。

リスティング広告に関わる、みなさんで共有されていらっしゃるのですか

はい。私が所属しているWEBマーケティングユニットのメンバーと共有しています。

評判は、いかがですか

「gluって、知れば知るほど便利だね」って声がでています。これまでは、触れる範囲でしか触らないというところがあり、冒険をしないというか。実際のリスティング広告のアカウントも、少しでも触ったら設定が全部変わってしまうといった恐怖心があり、うかつには触れないという意識が、メンバーの中に根付いていました。だから、gluに対しても積極的には触ろうとしていなかったのですが、「gluでは、こういうこともできるよ」といった手順を解説することによって、個人でも触れる幅がだいぶ広がったかなと思っています。

gluも、知ってみると、いろいろできるのですが、他社のツールも含めて、使いこなせるかどうかは、吉河さんのように、ツールとユーザーの間に立って、ご調整くださる方の力量によります。初期導入時の設定でも、導入してからの使い方のところでも、間に立つ方が、いかに知識をもって、いろいろと広げてくださるかによって変わってきます。すごく大事なところです。ありがとうございます。

最近は、gluのサポート体制が充実したなって思っています。困ったときにメールを送ると、以前は返事をいただくまでに少し時間がかかっていたのですが、いまでは即日、早いと問い合わせてから1時間以内にサポート担当の方からお電話をいただくこともあるのでとても助かっています。問い合わせると毎回、とても細かくメールをいただけます。電話でも「こういうことに困っているのですが、どうにかならないでしょうか」と相談する際、心の中では「きっと無理だろうな」と思っていることでも「こんな感じで対応できますが、どうですか」と何らかの対応をしていただけます。先日、アップデートさせていただいたのも、サポート担当の方からのご提案だったので、すごく助かりました。

gluのサポート担当者は、弊社の中でもタグについては一番詳しいですし、もちろんgluについても詳しいので、ぜひ、なんでも聞いてください

はい。今後もお世話になります。

gluのダッシュボードオプションを導入していただいた、感想があればお聞きできますか

ダッシュボードオプションは、個人が現状の予算をリアルタイムに管理したくて導入したので、そこは使えています。エクセルのレポートを一緒に作成していただいたのですが、運用フローに乗せられていないので、今四半期、7月、8月、9月でなんとか乗せられるようにしたいです。それができると、私の更新時間も削減できると期待しています。

もともとは、そこがきっかけでしたね。以前、膨大なエクセルデータを見せていただきました

エクセルの更新がなくなると、本当に大きいなと感じています。私の更新時間は、月に20時間近くとっているので、それがなくなるのも大きいです。それにプラスアルファで、gluでは毎日更新されるので、私が週に2回更新していたときよりも高性能になります。そこが、管理者として取り組むべき次のステップだと思っています。

これからの glu に期待することがあれば、お聞かせください

ぜひ、インポート機能を設けていただきたいです。ダッシュボード開発により入力する項目が、とても増えたので、これが一括でできるようになると、すごく楽になるなと思います。また、運用側からの要望としては、広告文でABテストをしたときに、結果が一覧で見られるようになると良いという声もあります。

貴重なお話、ありがとうございました!

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