アタラではSalesforce.comを中心とした業務システムを構築しています。

営業の商談管理をそれまでExcelでやっていたのが、案件増で到底回らなくなったので、3年ほど前にSalesforce.comを導入しました。幸い、私が昔からSalesforce.comの設計・管理には慣れているので、導入には特に問題はありませんでした。

毎月の案件・売上・利益はこれですべて管理しており、特にアタラのワークスタイルとして、それぞれが自身の案件の発掘から請求管理、個人別の売上・利益管理に責任を持つため、これが非常にやりやすくなりました。

昨年あたりから、よりデータを集約したり、データの利用を効率化する目的で、Salesforce.comを中心としたシステム連携、データ連携を進めています。

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自動連携できるところはする、というスタンスです。やはりSalesforce.comというプラットフォームは他のシステムとの連携は優れているので、特別な開発は必要なく、アドオンの感覚で機能追加ができます(AppExchangeに行けば様々な連携アプリケーションを選べます)。

このシステムのおかげで業務効率化は進みましたし、データ・情報の混乱は減りました。売上・利益はダッシュボードやレポートで様々な角度で分析できますし、管理したい契約もサーバーもいつでも取り出せます。

業務システムの一例として、特に中小企業に向けて書きたいとかねてから思ってましたので公開します。

これから同様のシステムを検討している同じような中小企業さんへのアドバイスとしては:

  •  データの初期設計はしっかりと。例えば会社名のネーミングルール。ここをちゃんとやっておけば二重登録による名寄せや検索でひっかからない、などを防ぐことができます。入力ストレスも減るのでかなり重要な部分です。
  • 全自動にできなくても半自動でも大いに役立つ。一足飛びに全自動にするといろいろな問題も出てきます。まずは半自動(手動での作業も含め)で開始して、仕様が固まってきたら全自動にすることも考えましょう。でもコスト意識も大事。
  • 無駄な作業を作らない。現場担当者の立場に立って設計しましょう。「マネージャーがこういうの見たいから〜」で余計な入力項目を作ったりするのは大抵うまくいきません。「現場の実際的な」業務ワークフローにそって設計しましょう。でも、場合によってはワークフロー自体の見直しをするほうがよいケースもあります。

これはアタラで活用しているウェブサービス/システムの一部ですので、また別の機会で残りについては紹介していこうと思います。

2015.07.30